Dal 19 maggio il decreto Rilancio (D.L. 34/2020) attiva una progressiva riapertura al pubblico degli uffici, che saranno chiamati a fare la loro parte per dare alle imprese e alle famiglie risposte concrete agli innumerevoli aspetti amministrativi che in modo trasversale coinvolgono la vita del Paese. Finalmente un segno in controtendenza rispetto alla situazione di stand-by, che si è venuta a creare in questi ultimi mesi, effetto della proroga dei termini, che ha riguardato anche gli appalti, con la conseguenza di bloccare quasi interamente la spesa pubblica, anche per quella poca parte di risorse che potevano essere messe in circolo dalla PA.
A valle della riattivazione progressiva del lavoro in presenza prevista dall’art. 263, sul piano procedimentale l’art. 264 (si veda l’approfondimento al seguente link: https://www.promopa.it/approfondimenti/decreto-rilancio-qualcosa-e-cambiato/) introduce una serie di agevolazioni con l’obiettivo di garantire la massima semplificazione, l’accelerazione dei procedimenti amministrativi e la rimozione di ogni ostacolo burocratico nella vita dei cittadini e delle imprese in relazione all’emergenza COVID-19.
Le due norme collegate hanno così l’obiettivo primario di assicurare la continuità dell’azione amministrativa e la celere conclusione dei procedimenti intervenendo sull’aspetto organizzativo del lavoro della PA.
Mentre infatti– in fase emergenziale – il 17 marzo il decreto Cura Italia aveva introdotto come modalità di lavoro ordinario per la PA lo smart working (con un calo della produttività del 30% secondo quanto emerso da una ricerca di PROMO PA), oggi per la fase 2 l’art. 263 del DL Rilancio interviene nuovamente sull’assetto organizzativo del personale facendo parzialmente marcia indietro: fino al 31 dicembre 2020, le PA dovranno adeguare le misure sullo smart working alle esigenze della progressiva completa riapertura di tutti gli uffici pubblici e a quelle dei cittadini e delle imprese, connesse alla graduale riapertura e riavvio delle attività produttive e commerciali.
Il tema chiave passa dallo smart working allo smart front office con interventi adeguati per garantire i servizi al pubblico in tempo di pandemia evitando il più possibile di far risalire le curve epidemiologiche.
Si dovrà intervenire, anche sulla base di decreti attuativi del Ministro per la PA, ad organizzare il lavoro dei dipendenti e l’erogazione dei servizi attraverso la flessibilità dell’orario di lavoro, rivedendone l’articolazione giornaliera e settimanale, introducendo modalità di interlocuzione programmata, anche attraverso soluzioni digitali e non in presenza con l’utenza.
Contemperare le esigenze di salute e sicurezza con quelle di riaprire gli uffici in presenza oppure saper erogare da remoto gli stessi servizi senza aggravi di tempi e costi per cittadini e imprese non sarà facile, per questo la norma prevede l’obbligo per le amministrazioni di assicurare adeguate forme di aggiornamento professionale alla dirigenza. Diventano importanti le soft skills dei manager pubblici nel saper gestire con snellezza uffici privi dei riferimenti fisici o profondamente ridotti, con orari che possano conciliare tempi di vita e lavoro dei dipendenti con quelli dell’utenza senza effetti negativi sulla qualità di erogazione dei servizi.
Ciò che rende ancora più cogente l’intervento è la previsione che l’attuazione delle nuove regole sarà valutata ai fini della performance. Possiamo immaginarci nuovi indicatori per la performance organizzativa sulla base della percentuale di servizi erogate dai dipendenti in smart working, sulla comparazione di produttività degli uffici pre e post covid, sul numero di pratiche evase, sul numero di appuntamenti presi, sui sistemi tecnologici introdotti per garantire la sicurezza dei dipendenti in presenza o per agevolare l’accesso al front office digitale.
Anche la PA non sarà più la stessa dopo il COVID, ma sarà pronta a reggere il passo al livello di innovazione organizzativa richiesto solo facendo leva sulla formazione in chiave di change management.
Ioletta Pannocchia, Direttore Generale PROMO P.A. Fondazione