Un decalogo per la buona gestione della spesa per i consumi intermedi
Oltre i tagli della spending review, dieci proposte concrete per razionalizzare i costi del procurement e migliorare i processi di acquisto
Ioletta Pannocchia, Direttore generale, PROMO P.A. Fondazione
In quest’ultimo anno la PA è stata costretta ad acquisire nuova consapevolezza sulla necessità di procedere nella razionalizzazione della spesa, non con tagli uniformi e lineari, che impediscono di allocare le risorse dove più necessarie e penalizzano paradossalmente le Amministrazioni più virtuose, ma individuando inefficienze e sprechi. Per questa ragione il Governo Monti ha promosso con forza, anche a livello mediatico, la metodologia della spending review, introdotta e incentivata, per operare una razionalizzazione mirata della spesa pubblica, anche tramite l’individuazione di indicatori di efficienza per verificare costantemente la corrispondenza tra gli stanziamenti, gli obiettivi e i consuntivi.
Globalmente, attraverso la spending review si prevede un risparmio per la spesa pubblica di 26 miliardi di euro: 4,5 miliardi per il 2012; 10,5 miliardi per il 2013; 11 miliardi per il 2014.
In questo quadro, i due interventi legislativi più incisivi, il D.L. n. 52/2012 convertito in L. n. 94/2012 ed il D.L. n. 95/2012 convertito in L. n. 135/2012, pongono chiaramente al centro della revisione della spesa i consumi intermedi della PA., – il public procurement – che ammontano complessivamente a 136 miliardi di euro annui nel 2011.
Sul tema si confronteranno il 21 novembre p.v. a Roma autorevoli esperti, tra cui l'Assessore al Bilancio del Comune di Milano Bruno Tabacci.
L'occasione del dibattito è la presentazione del libro, contenente i risultati di una ricerca condotta da Promo PA Fondazione: "Spending review. Scenari, testimonianze e proposte sulla razionalizzazione dei costi di approvvigionamento della Pubblica Amministrazione". La ricerca è stata portata avanti in collaborazione con BravoSolution, azienda italiana leader nella realizzazione di soluzioni per il miglioramento dei processi di acquisto, portatrice di due esperienze internazionali – con i Governi di Olanda e Gran Bretagna – che possono fare da spunto ed apripista alla PA italiana.
Il libro affronta il tema della spending review a livello generale ed in rapporto con alcune significative esperienze internazionali, per poi focalizzare l’attenzione sul complesso mondo della spesa per approvvigionamenti di beni e servizi ed infine, analizzare alcuni casi di studio (Ministero della Giustizia, Ministero della difesa, Comune di Bologna, ANAS).
A nostro avviso c'è ancora molto da fare perchè l'attenzione alla spesa diventi un metodo virtuoso e condiviso per l'utilizzo dei soldi pubblici, piuttosto che uno dei tanti adempimenti legislativi, a cui le amministrazioni si troveranno a dover ottemperare per forza in virtù di norme imperative.
La ricerca si conclude individuando alcune linee di azione a nostro avviso utili alle PPAA, che, in tempi di magra, intendano cogliere la spending review come un volano per spendere meglio le poche risorse di cui dispongono, e quindi accingersi ad attuare programmi sistematici di analisi e controllo della spesa nel settore degli acquisti.
Dai molteplici spunti emersi dalla ricerca, possiamo quindi trarre un decalogo per la buona gestione della spesa per i consumi intermedi:
1. in primo luogo è possibile sviluppare programmi efficaci di razionalizzazione dei costi strutturandoli nelle fasi di identificazione delle opportunità, definizione del piano degli interventi e monitoraggio del risparmio ottenuto.
2. Tuttavia, per poter efficacemente attuare politiche di spending review è necessario disporre di dati di spesa attendibili, completi e comparabili. Tale visibilità può essere raggiunta grazie all’utilizzo diffuso e capillare di metodologie e tecnologie specifiche, oggi disponibili sul mercato. Unitamente ad un atteggiamento collaborativo da parte delle Pubbliche Amministrazioni, tenute fornire i propri dati con tempestività ed efficacia.
3. I dati di spesa devono riguardare sia costi sia quantità (essendo la spesa il prodotto di tali fattori), così da permettere un’analisi e una verifica sistematica dell’effettiva congruità dei fabbisogni, al fine di identificare e implementare ottimizzazioni, eliminando eventuali sprechi.
4. Perché diventi prassi condivisa, la spending review deve essere agevolmente replicabile nel tempo: diversamente si riduce ad una estemporanea operazione di cost cutting. La disponibilità sistematica dei dati di spesa è condizione indispensabile per la reiterabilità del processo.
5. Assume inoltre particolare rilevanza la capacità delle Pubbliche Amministrazioni di ridurre i costi di acquisizione, a parità di quantità e qualità dei beni forniti, tramite interventi di centralizzazione degli acquisti, purché individuando il perimetro territoriale più adeguato alle diverse voci di spesa (nazionale, regionale, provinciale, associazione di comuni, etc…).
6. È quindi altresì importante il confronto delle performance di acquisto di Enti ed Uffici comparabili, in un’ottica di benchmarking. Tale confronto è importante per identificare best practice di riferimento e per promuovere il miglioramento continuo dei comportamenti di spesa delle PPAA, superando il limitativo approccio dei costi standard.
7. L’adozione dei costi standard, come riferimento di miglioramento, può infatti essere sufficiente nel primo approccio alla revisione della spesa; la massimizzazione dei risultati si ottiene però con il confronto con le prassi migliori e non con i costi standard che, normalmente, rappresentano una media.
8. Le esperienze già condotte da organizzazioni pubbliche – anche estere – sul fronte della spending review possono essere valorizzate e condivise, al fine di agevolare analoghi percorsi da parte di altre Amministrazioni. Numerose esperienze dimostrano, infatti, che è possibile, già nel breve e medio termine, ottenere dei risultati significativi dai processi di revisione della spesa. Ciò è confermato anche dalle testimonianze di grandi società che operano in regime regolamentato dove la complessità organizzativa, la diversificazione dei livelli di responsabilità, i volumi di spesa, l'eterogeneità dei fornitori, possono essere assimilati alla situazione degli Enti pubblici.
9. L’adozione di tecnologie specifiche per la gestione della spesa (ormai molto consolidate e disponibili in tempi rapidi anche senza grandi investimenti in infrastrutture tecnologiche per le aziende pubbliche), unitamente ad adeguati percorsi di formazione delle risorse coinvolte possono costituire un elemento di successo di queste iniziative.
10. Infine, un ulteriore passo avanti nei processi di revisione della spesa potrebbe essere quello di rendere pubblici i risultati dei confronti effettuati, affinchè i cittadini possano rendersi conto oggettivamente delle performance delle PA sull'utilizzo del denaro pubblico per l'acquisto di beni e servizi, inserendo anche questi parametri nelle diverse occasioni di rendicontazione di mandato da parte degli Amministratori, nella logica dell'accountability.
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